No todas las instituciones necesitan un software de gestión de alumni desde el primer día. Pero hay señales inequívocas de que ha llegado el momento.

Si reconoces tu situación en varias de estas cinco, gestionar tu comunidad con herramientas genéricas ya te está costando oportunidades.

Las 5 señales de que necesitas un software de gestión de alumni

Hay cinco señales claras de que una institución necesita un software de gestión de alumni.

1. Los datos de los egresados están dispersos en hojas de cálculo, formularios y correos, y nadie los mantiene actualizados.

2. L a participación se apaga: los antiguos alumnos dejan de abrir los correos y la comunidad se enfría poco después de la graduación.

3. No hay forma de medir el impacto, así que es imposible justificar el presupuesto del área de alumni con datos.

4. Todo depende de una o dos personas y de su Excel: si esa persona falta, la gestión se para.

5. La comunidad no genera valor económico, porque no hay forma de gestionar cuotas, eventos de pago ni patrocinios.

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Responde sí o no a estas preguntas.

¿Tardas más de un día en sacar un listado segmentado de egresados?

¿Sabes cuántos alumni participaron en tu último evento y cuántos abrieron tu última comunicación? ¿Podrías demostrar con datos el valor de tu comunidad ante tu dirección?

¿Tu información de alumni vive en más de tres herramientas distintas?

Si respondes que no a la mayoría, una plataforma especializada deja de ser un lujo y pasa a ser una necesidad.

¿Cuándo merece la pena dar el paso?

Merece la pena cuando el coste de seguir como estás supera el de cambiar. Ese punto suele llegar cuando la comunidad crece por encima de unos cientos de miembros, cuando se organizan eventos con regularidad o cuando la institución quiere convertir a sus alumni en un activo estratégico (mentoría, empleabilidad, captación o donaciones).

Por ejemplo, en el caso de éxito de UCAM Alumni podrás ver como cambió cuando su información vivía dispersa en formularios y newsletters; tras centralizarla, multiplicó por cinco la velocidad con la que segmenta sus comunicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si mi institución necesita un software de alumni?

Si los datos están dispersos, la participación cae, no puedes medir el impacto, todo depende de una persona o no puedes monetizar la comunidad, lo necesitas.

¿A partir de cuántos alumni compensa?

No hay un número fijo, pero suele compensar a partir de unos cientos de miembros o cuando se organizan eventos con regularidad.

¿Puedo empezar con Excel y migrar después?

Sí, pero cuanto antes centralices, menos datos perderás por el camino. Migrar un Excel a una plataforma especializada suele ser sencillo.

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